Ketvirtadienis, 29 rugsėjo, 2022
Pradžia > Verslas > Personalo dokumentų administravimas – laiko ir specifinių žinių reikalaujanti veikla

Personalo dokumentų administravimas – laiko ir specifinių žinių reikalaujanti veikla

dokumentai

Personalo dokumentų administravimas – tai visa virtinė techninių užduočių, kurias privalo atlikti visos įmonės, turinčios darbuotojų. Visi su įmonės darbuotojais susiję dokumentai privalo būti tvarkomi atsakingai ir profesionaliai, todėl ši veikla reikalauja pakankamai daug laiko ir kitų resursų sąnaudų.

Kas yra personalo dokumentų administravimo veikla?

Personalo dokumentų administravimo veikla – tai tokia veikla, kuri apima visų su įmonės darbuotojais susijusių dokumentų rengimą, šių dokumentų atnaujinimą, saugojimą, taip pat prieigos prie personalo dokumentų kontrolę, nuolatinę dokumentų, susijusių su įmonės darbuotojais, priežiūrą, savalaikį tokių dokumentų panaudojimą, bei, žinoma, nereikalingos informacijos pašalinimą.

Kokias procedūras apima personalo dokumentų administravimo veikla?

Personalo dokumentų administravimas apima keturias dideles procedūrų grupes. 

Pirmoji grupė – tai įdarbinimo procedūros. Kiekviena įmonė ankščiau ar vėliau turi į savo komandą priimti naujus narius. Priimant naują komandos narį, būtina atlikti ir įdarbinimo procedūras. Įdarbinimo procedūra susideda iš trijų pagrindinių veiklų, t. y., įdarbinimo dokumentų parengimo, naujojo darbuotojo asmens bylos suformavimo bei pranešimo apie įdarbinimo faktą pateikimo SoDrai. 

Antroji grupė – tai darbuotojų supažindinimas su įmonės vidaus darbo tvarką reglamentuojančiais dokumentais. Su jais yra supažindinami visi įmonėje darbą pradedantys darbuotojai. Įmonės darbo tvarkos dokumentai, atsižvelgiant į įstatyminės bazės pokyčius, įmonės veiklos organizavimo pokyčius, įvairias veikloje pradedamas naudoti inovacijas ir t. t., yra reguliariai peržiūrimi ir atnaujinami. Tam, kad visi darbuotojai žinotų apie įmonės darbo tvarkos pasikeitimus, jie taip pat privalomai yra supažindinami su šiais pakeitimais. 

Trečioji grupė – einamųjų personalo reikalų administravimo procedūros. Kaip žinia, įmonė yra gyvas organizmas, kuriame nieko nėra pastoviau už pokyčius, pakilimus, nuosmukius ir rutinines veiklas. Ne išimtis yra ir tokios veiklos, susijusios su personalo administravimu. Atliekant einamųjų personalo reikalų administravimo procedūras yra tvarkomos darbuotojų asmens bylos, atliekami jų darbo sutarčių pakeitimai, rengiami įvairūs personalo įsakymai, teikiami pranešimai SoDrai, atliekama periodinių sveikatos patikrinimų kontrolė ir organizavimas, rengiami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, rengiamos ataskaitos ir kiti personalo dokumentai. 

Ketvirtoji grupė – tai darbuotojų atleidimo procedūros. Darbuotojų kaita vyksta nuolat. Vienose įmonėse ji didesnė, kitose – mažesnė, tačiau ji vis tiek vyksta. Nusprendus bet kokiu pagrindu baigti darbo santykius, turi būti atliekamos konkrečios atleidimo procedūros, t. y., paruošti darbuotojo atleidimo dokumentai bei SoDrai pateiktas pranešimas apie darbo santykių pabaigą.

Profesionalios personalo dokumentų administravimo veiklos svarba įmonėje

Personalo dokumentų administravimo veikla pagrįstai gali būti vadinama kertiniu akmeniu darniuose darbo santykiuose tarp darbdavio ir jo įmonės darbuotojų. Profesionali personalo dokumentų administravimo veikla garantuoja, kad bus laikomasi Lietuvos Respublikos įstatymų, priimant darbuotojus į darbą, leidžiant juos atostogų, siunčiant į komandiruotes ir t. t. Ši veikla taip pat garantuoja, kad įmonės darbuotojų asmens duomenys bus apsaugoti ir naudojami tik įstatymo numatytais tikslais. Tikslinga ir nuosekli personalo administravimo veikla didina administracinio darbo produktyvumą, lemia greitesnį ir tikslesnį sprendimų priėmimą bei padeda įmonėms išvengti administracinės atsakomybės, sąlygotos netinkamo arba neprofesionalaus su darbuotojais susijusios informacijos tvarkymo.